Hoe zit het met ritregistratie?

Tips om bijtelling te voorkomen

Veel zakelijke rijders houden hun privékilometers bij om bijtelling te voorkomen. Als het aantal privékilometers 500 of minder per kalenderjaar is, kan je een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ aanvragen en aan je werkgever afgeven. Zo kan je bijtelling voorkomen. 

Een rittenregistratie is handig voor iedereen die een lease auto of bedrijfswagen van de zaak weleens gebruikt om privé te rijden, maar onder de 500 kilometer in het jaar blijft. Met een goede ritregistratie zorg je ervoor dat je geen bijtelling hoeft te betalen. Deze administratie op orde houden loont, want het actuele algemene bijtellingspercentage bedraagt 22% van de cataloguswaarde van de auto.

Ritregistratie in detail

De regeling lijkt simpel, maar is dat allerminst. Een vergissing is namelijk zo gemaakt. Woon-werkverkeer zijn zakelijke kilometers, maar dat ommetje van een aantal kilometers naar het kinderdagverblijf of de supermarkt zijn privékilometers. Houd ook in de gaten dat de Belastingdienst kijkt naar het aantal privékilometers in een kalenderjaar. Stel dat je van januari tot en met november geen privékilometer met de zakenauto hebt gereden en je rijdt in december 600 kilometer, dan moet je voor het hele jaar bijtelling betalen.

Een ander voorbeeld: je rijdt van 1 januari tot en met 31 maart een auto van de werkgever. Je rijdt in die periode 200 privékilometers. Omgerekend naar een heel kalenderjaar zou je 12/3 x 200 = 800 privékilometers rijden. Je werkgever moet over januari, februari en maart de bijtelling bij je loon tellen.

De ritregistratie bijhouden

De ritregistratie kan schriftelijk of elektronisch worden bijgehouden. Een rittenregistratiesysteem (RRS) zorgt ervoor dat de kilometeradministratie automatisch wordt bijgehouden. Enkele RRS-mogelijkheden zijn:

Gegevens worden op het apparaat opgeslagen en kunnen zo door naar de belastinginspecteur. Een nadeel is dat als je het apparaat vergeet of als de GPS-meting tijdelijk wegvalt de administratie niet meer sluitend is.

Gebruikers kunnen de gegevens direct of per periode online uitlezen.

De meeste apps hebben lage kosten en een groot gebruiksgemak. Controleer wel of de app geen persoonlijke gegevens of data doorverkoopt aan derden en of de Belastingdienst deze vorm van ritregistratie accepteert. 

Deze functie wordt vaak aanvullend op de rittenregistratie of als losstaand systeem geleverd. De auto is zo ‘live’ te volgen.

Keurmerk Rit Registratiesystemen

Een bijtelling is eenvoudig te voorkomen met een registratie voorzien van het ‘Keurmerk Rit Registratiesystemen’. Er zijn tal van elektronische systemen op de markt die een schriftelijke administratie vervangen, maar ze worden niet allemaal gezien als overtuigend bewijs. Systemen met dit keurmerk worden door de Belastingdienst erkend. In de rittenregistratie staat het merk, type en kenteken van de auto, de periode waarin je de auto tot je beschikking hebt en natuurlijk de ritgegevens.

De ANWB is betrokken bij de stichting achter dit keurmerk en vindt het belangrijk dat zoveel mogelijk aanbieders zich aansluiten bij het keurmerk, zodat problemen voor leden met de Belastingdienst worden voorkomen.

Dit staat in een goede ritregistratie

Maak je geen gebruik van een rittenregistratiesysteem? Zorg er dan voor dat je in ieder geval onderstaande gegevens in je kilometeradministratie bijhoudt.

  • Het merk en type van de auto
  • Het kenteken van de auto
  • De periode waarin de auto gebruikt is
  • De ritgegevens

  • De datum van de rit.
  • De begin- en eindstand op de kilometerteller.
  • Het vertrek- en aankomstadres. Een afspraak waarvoor heen en weer gerezen is telt hierbij als twee ritten.
  • De gereden route indien deze afwijkt van de meest gebruikelijke route.
  • Of het een privé- of zakelijke rit betreft.
  • De privé-omrijkilometers als deze gereden zijn tijdens een zakelijke rit.

Pas op met creatieve constructies en veranderingen

De Belastingdienst controleert steekproefsgewijs ritregistraties. Rechtszaken tegen verklaringhouders over ‘creatieve constructies’ om de bijtelling te ontlopen blijven voorbij komen. Van nep-rittenregistraties en foute autohuurcontracten met de werkgever in vakantietijd, tot afspraken met buitenlandse klanten gekoppeld aan een vakantie met het gezin.

Wees slim en voorkom naheffingen. Onterechte of een te laat ingediende administratie kan leiden tot een boete. Zorg er tevens voor dat de verklaring actueel is en op tijd gewijzigd wordt bij bijvoorbeeld een nieuwe auto of bij het overschrijden van de 500 kilometer. Dit kan online gewijzigd worden met je DigiD. Vergeet niet je werkgever hiervan op de hoogte te stellen.

Uitzonderingen

Er bestaan uitzonderingen voor de ‘Verklaring geen privégebruik auto’. Bijvoorbeeld voor rijinstructeurs en ‘hikers’ die zakenauto’s ophalen en wegbrengen. Deze uitzonderingen worden vermeld op de website van de Belastingdienst

Ook voor berijders van bestelauto’s gelden andere regels, aangezien deze enkel voor de zaak worden gebruikt. Hiervoor bestaat de ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’. Hiermee wordt ook zonder ritregistratie een bijtelling voorkomen.

Wil je geen verklaring aanvragen en rittenregistratie bijhouden? Laat je werkgever dan een verbod op privégebruik vastleggen in een schriftelijke overeenkomst. De werkgever moet de naleving wel controleren en een sanctie opleggen als het misgaat.