Ritregistratie

Bijtellingsvrije auto van de zaak blijft populair

Veel zakelijke rijders houden hun privékilometers bij om bijtelling te voorkomen. Als het aantal privékilometers 500 of minder per kalenderjaar is, kunnen zakelijke rijders een verklaring ‘geen privégebruik auto van de zaak’ afgeven. Zo kunnen zij bijtelling voorkomen, vooral als berijders de ritten kunnen onderbouwen met een registratie voorzien van het Keurmerk Rit Registratiesystemen. Volgens het Ministerie van Financiën zijn er circa 250.000 verklaringshouders in Nederland.

Geeft zo’n verklaring garantie op geen bijtelling? De auto van de zaak lokt, vooral in vakantietijd. Wat zijn de spelregels om de zakelijke auto bijtellingsvrij te houden?

Voorkom naheffingen. De laatste cijfers van De Belastingdienst laten zien dat er 15 miljoen euro aan boetes en naheffingen zijn opgelegd. Zij schatten in dat er zo’n 40.000 onterechte verklaringen zijn afgelegd.

Creatieve constructies niet altijd effectief
Rechtszaken tegen verklaringhouders over ‘creatieve constructies’ om de bijtelling te ontlopen, blijven met grote regelmaat voorbij komen. Van nep-rittenregistraties en foute autohuurcontracten met de werkgever in vakantietijd tot afspraken met buitenlandse klanten gekoppeld aan een vakantie met het gezin.

Kalenderjaar
De verklaring bij de Belastingdienst moet je zelf met je DigiD aanvragen. Je geeft een kopie aan de werkgever en deze hoeft dan geen bijtelling voor privégebruik van de zakenauto bij je inkomen op te tellen. Er zijn twee belangrijke spelregels:
- Je mag niet meer dan 500 privékilometers per kalenderjaar maken.
- Je moet dit overtuigend kunnen bewijzen.

Ritregistratie in detail
De regeling lijkt simpel, maar is dat allerminst. Een vergissing is zo gemaakt. Woon-werkverkeer zijn zakelijke kilometers, maar dat ommetje van een aantal kilometers naar het kinderdagverblijf zijn privékilometers. Houd ook in de gaten dat de Belastingdienst kijkt naar het aantal privékilometers in een kalenderjaar. Stel dat je van januari tot en met november geen privékilometer met de zakenauto hebt gereden en je rijdt in december 600 km, dan moet je voor het hele jaar bijtelling betalen.

Een ander voorbeeld. Je rijdt bijvoorbeeld van 1 januari tot en met 31 maart een auto van de werkgever. Je rijdt in die periode 200 privékilometers. Omgerekend naar een heel kalenderjaar zou je 12/3 x 200 = 800 privékilometers rijden. Je werkgever moet over januari, februari en maart de bijtelling bij je loon tellen.

Overtuigend bewijs
Er zijn tal van elektronische systemen op de markt die het ouderwetse schriftje vervangen. Systemen met het ‘Keurmerk Rit Registratiesystemen’ - de ANWB is betrokken bij de Stichting achter dit keurmerk - ziet de fiscus als overtuigend bewijs. In de rittenregistratie staan het merk, type en kenteken van de auto, de periode waarin je de auto tot je beschikking hebt en natuurlijk de ritgegevens. Het gaat altijd om de enkele reisafstand tussen twee adressen. ’s Morgens naar je werk, dan naar een klant, van de klant terug naar de zaak en ’s avonds terug naar huis zijn vier ritten. De ANWB vindt het belangrijk dat zoveel mogelijk aanbieders zich aansluiten bij het Keurmerk, zodat problemen voor de leden met de belastingdienst worden voorkomen.

Uitzonderingen
Er zijn uitzonderingen voor de verklaring geen privégebruik auto van de zaak. Bijvoorbeeld voor gebruik van bestelbussen, voor rij-instructeurs en ‘hikers’ die zakenauto’s ophalen en wegbrengen. Wil je geen verklaring aanvragen en rittenregistratie bijhouden? Laat je werkgever dan een verbod op privégebruik vastleggen in een schriftelijke overeenkomst. De werkgever moet de naleving wel controleren en een sanctie opleggen als het misgaat.

Privésituatie
Schat je eigen situatie goed in laat je voorlichten door je boekhouder en/of de Belastingtelefoon. Vooral als zich gedurende het jaar wijzigingen in je privésituatie voordoen die het gebruik van je zakenauto beïnvloeden. Meld dit aan de Belastingdienst! Controle is weliswaar lastiger gemaakt. De Hoge Raad heeft afgelopen februari beslist dat de fiscus de camerabeelden boven snelwegen niet mag gebruiken om houders van een verklaring te controleren op een juiste rittenregistratie. Maar voor wie gepakt wordt, zijn de financiële gevolgen niet mals: een fikse naheffing en eventueel een boete. Het is dan ook aan te bevelen om een systeem te installeren met het Keurmerk Rit Registratiesystemen. Het kan veel financieel nadeel voorkomen.